A modernização e busca de eficiência e eficácia da gestão pública está intimamente ligada ao planejamento e controle. Uma administração que trabalha na busca permanente por resultados deve dar uma atenção especial a este processo.
Somente através de um bom planejamento é possível se alcançar os resultados esperados de maneira rápida e eficaz e com a aplicação de controles é possível mensurar o retorno do planejamento, garantindo que a boa aplicação dos recursos públicos seja revertida na oferta de produtos e serviços de qualidade para a população.
Na área pública, além da garantia de bons resultados, os procedimentos de controle devem garantir que os aspectos legais sejam rigorosamente cumpridos.
O software propicia a implementação de controles preventivos e concomitantes, ou seja, aqueles que permitem correções e ajustes enquanto as atividades ocorrem ou antes mesmo de elas ocorrerem. O SCI faz com que a gestão seja embasada em planejamento, controle e cumprimento da legislação.
GUIA ELETRÔNICO
A implantação de controle interno não é apenas uma exigência legal, mas também a oportunidade de dotar a gestão de procedimentos de controle que assegurem, entre diversos benefícios, o rigor no cumprimento da lei, a proteção do patrimônio e a eficácia na aplicação de recursos públicos, garantindo uma gestão exemplar e que melhore a prestação de serviços à sociedade.
No entanto, implantar o controle interno, deve ser uma atividade planejada, por isso o SCI dispõe do Guia Eletrônico que tem como finalidade propor a organização e funcionamento do controle interno por Sistemas Administrativos. O propósito dessa descentralização é evitar o acúmulo de funções em uma única pessoa ou equipe, viabilizando a obtenção de resultados mais precisos.
Neste guia, a equipe de controle interno usufruirá de:
Modelo de Programação de Atividades para implantação de CI;
Modelo de Lei e Decreto de regulamentação do CI;
Modelo das principais Instruções Normativas;
Modelo de Macrocontroles a serem exercidos;
PROGRAMAÇÃO DAS ATIVIDADES
Nesta ferramenta podem ser elaboradas todas as programações de atividades de Controle Interno e Auditoria Interna, como por exemplo, Plano de Ação para implantação do CI, Programa Anual de Auditoria, entre outros com os seguintes benefícios:
INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas (IN) são documentos que têm por finalidade definir normas e procedimentos de padronização de rotinas de trabalho. No SCI, estes documentos são elaborados eletronicamente, de maneira simples e rápida, devido a gama de recursos existentes:
Dispense os editores de texto: o SCI dispõe de um editor próprio para o texto dos procedimentos de controle, permanecendo armazenado na base de dados e com um rigoroso controle de alterações através das versões de IN;
Inclua anexos às instruções normativas: qualquer tipo de documento pode ser anexado a IN, como formulários padrões e documentos explicativos. Estes podem ser facilmente acessados pelos usuários das instruções, através da consulta online ao Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle;
Defina os pontos e procedimentos de controle: além da estrutura da instrução normativa, a equipe de controle interno pode definir pontos e procedimentos de controle a serem realizados de modo concomitante e preventivo através dos Processos de Controle Interno (CI);
Tome providências para os procedimentos não cumpridos: a equipe de controle interno dispõe de rotina para análise de processos de controle interno que se encontram em desconformidade, garantindo que todos os processos administrativos sejam respaldados pela controladoria.
MACROCONTROLES
Existem alguns controles considerados indelegáveis segundo a LRF, ou seja, somente a equipe de controle interno é que tem responsabilidade sobre os mesmos. Estes controles correspondem ao acompanhamento de resultados legais e administrativos da gestão. Para estes índices, é necessário primeiro que as atividades administrativas ocorram para que depois se possam avaliar seus resultados.
Estes são controles que ocorrem "a posteriori", ora denominados MACROCONTROLES:
Educação, Saúde, Pessoal, Receita corrente líquida, Dívida ativa, Folha de pagamento, Compras, Previdência, Prazos legais, Resultado primário, Resultado nominal, Créditos adicionais, Situação financeira, Endividamento, Patrimônio líquido, Dívida pública, Metas do PPA, Metas da LDO, Autos de infração, Frotas, Despensa por Subelemento, Obras.
Acompanhe a evolução da gestão com base histórica: o SCI armazena toda a base histórica de macrocontroles permitindo o acompanhamento da evolução da gestão;
Publique os macrocontroles na internet: a equipe de controle interno pode publicar instantaneamente na internet os macrocontroles necessários através do Portal do Cidadão.
COMUNICAÇÕES:
Esta metodologia de descentralização do controle interno demanda de comunicação entre os vários sistemas administrativos. Neste sentido, o SCI possui um módulo específico para gerenciamento e controle destas comunicações:
Faça uma comunicação a partir de qualquer atividade de controle interno: é possível originar uma comunicação a partir de qualquer atividade realizada no software, como programação de atividades, processos de CI, análise de CI, macrocontroles, dentre outras;
Envie a comunicação para um ou mais agentes de CI: assim como em um email, é possível utilizar as opções "Para" e "C/C";
Categorize suas comunicações: utilize deste recurso para obter informações de quais assuntos estão sendo originadas comunicações;
Usufrua de muitas opções: inclua sua assinatura em imagem, defina uma data limite para resposta e solicite a confirmação de leitura da mensagem;
Inclua qualquer tipo de anexo: você pode colocar um anexo do próprio software ou anexos externos como ofícios, documentos, planilhas, dentre outros;
Você será avisado a cada mensagem: o SCI emite um alerta na área de trabalho do software para cada nova comunicação que seja recebida;
